Grundlegende Regeln, um die grenzenlose Zusammenarbeit interessant und effizient zu gestalten

In vielen Unternehmen arbeiten Teams virtuell über verschiedene Standorte zusammen. Dabei gibt es viele Vorteile, doch gerade die Zusammenarbeit über größere Distanzen birgt Fallstricke. Ein kurzer Plausch an der Kaffeemaschine oder in der Kantine sind nicht möglich, so fehlt unter Umständen der zwischenmenschliche Faktor.

Für viele von uns ist die Durchführung und Teilnahme an virtuellen Meetings also nicht nur eine rein technische Herausforderung, sondern es gibt zusätzlich Unsicherheiten über den Umgang zwischen Teilnehmern und Veranstaltern. Dabei kann schon die Beachtung folgender Grundregeln dafür sorgen, dass alle Beteiligten maximal profitieren.

Organisator und Moderator des Meetings

Sie legen die Besprechung im Tool Ihrer Wahl an. Dafür benötigen Sie Termin, Dauer und eine Liste mit den Teilnehmern. Den Teilnehmern senden Sie den Link zum Online-Meeting per E-Mail zu.

• Legen Sie eine Agenda fest und senden Sie diese vorab, zum Beispiel 3 bis 4 Tage voher, an alle Teilnehmer (Pluspunkte gibt es, wenn Sie vorab Themen von anderen Teilnehmern einsammeln und mit auf die Agenda nehmen).
• Machen Sie sich im Vorfeld mit der Technik vertraut, sodass keine großen Pannen im Meeting selbst passieren. Kleinere Pannen kann es immer einmal geben: In diesem Fall gilt es, Ruhe zu bewahren, denn meistens sind sie schnell behoben. Ein Plan B (z.B. eine internationale Nummer für eine Konferenzschaltung) schadet jedoch nie.
• Beenden Sie für die Dauer des Meetings andere Programme auf Ihrem Rechner.
• Protokollieren Sie mit oder legen Sie einen Protokollanten fest.
• Online-Meetings erfordern eine sehr hohe Konzentration. Halten Sie die Besprechungen so kurz wie möglich.
• Moderieren Sie die Beiträge der Teilnehmer: Behalten Sie die Redezeiten im Auge und achten Sie darauf, dass alle Themen besprochen werden.

Gute Vorbereitung der Teilnehmer als Erfolgsfaktor

Auch als Teilnehmer können Sie eine Menge zu einem guten Gelingen eines Online-Meetings beitragen:

• Bereiten Sie sich vor – für welche Agendapunkte wird Ihr Input benötigt?
• Eine gute Internetverbindung sorgt für eine störungsfreie Teilnahme.
• Begrenzen Sie Ihre Redebeiträge: Fassen Sie sich kurz, sprechen Sie deutlich, unterbrechen Sie die anderen nicht.
• Hintergrundgeräusche bitte minimieren, jedes zusätzliches Geräusch ist im Meeting sehr störend.
• Beenden Sie während des Meetings andere Programme, zum Beispiel Outlook oder Programme, die viel Arbeitsspeicher benötigen.

Wir unterstützen Sie und machen Sie fit für Ihre Online-Meetings

Home Office und Remote Work bieten sehr viele Vorteile. Machen Sie Ihre Mitarbeiter fit für Telearbeit und nutzen Sie Online-Meetings in Ihrem Unternehmen zur Informationsvermittlung und zum Austausch über mehrere Standorte hinweg.

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